Pengabdian Tim KKN Desa Sungapan dalam Penataan dan Penyimpanan Arsip dalam Menunjang Pelayanan di Kantor Kepala Desa Sungapan
Minggu (5/02) – Sungapan, Kec. Pemalang, Kab. Pemalang. Kantor Kepala Desa Sungapan adalah pusat pemerintahan desa yang ada di wilayah Desa Sungapan, Kecamatan Pemalang, Kabupaten Pemalang, Provinsi Jawa Tengah. Di Kantor Kepala Desa Sungapan, dipimpin oleh Kepala Desa yang dibantu oleh Sekretaris Desa, Kepala Seksi Kesajahteraaan, Kepala Seksi Pelayanan, Tata Usaha, hingga Kepala Dusun yang berjumlah tiga orang.
Rabu (1/02) anggota Tim I KKN Universitas Diponegoro Desa Sungapan yang berasal dariFakultas Ilmu budaya, Jurusan Ilmu Perpustakaan, (Peminatan Kearsipan) memberikan sosialisasi mengenai Penataan Arsip dan Penyimpanan arsip di Kantor Kepala Desa Sungapan, Kecamatan Pemalang, Kabupaten Pemalang. Kegiatan yang dilakukan berupa sharing knowledge, yaitu berdiskusi dengan perangkat desa mengenai penataan dan penyimpanan arsip yang benar dan sesuai dengan pedoman penataan dan penyimpanan Arsip Nasional Republik Indonesia. Sesuai dengan pedoman ANRI, arsip arsip yang ada kami klasifikasikan menurut Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 53 Tahun 2012 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Secara rincinya lagi, kami menggunakan nomor klasifikasi 140, tentang Pemerintahan Desa atau kelurahan.
Penataan dan penyimpanan arsip sesuai ilmu yang didapatkan di bangku kuliah ada lima macam sistem penyimpanan arsip, yaitu: sistem subyek, sistem krologis, alfabet, numerik dan geografis. Dan ketika berdiskusi dengan perangkat desa, kelima sistem kearsipan itu kami tawarkan, akan tetapi yang kami praktikkan adalah sistem campuran antara sistem kronologis dan sistem subyek dalam kegiatan penataan dan penyimpanan arsip di Kantor Kepala Desa sungapan, Kecamatan Pemalang, Kabupaten Pemalang.
Mengapa kami memilih sistem tersebut untuk dipraktikkan karena sistem tersebutlah yang paling cocok untuk diterapkan dalam menata dan menyimpan arsip di Kantor Kepala Desa sungapan, Kecamatan Pemalang, Kabupaten Pemalang.