Mahasiswa KKN Tematik UNDIP Program Matching Fund Kedaireka Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Desa Karimunjawa
Kelurahan Karimunjawa (8/11/2021) Kegiatan surat menyurat merupakan kegiatan yang umum di lakukan di lingkungan kantor kelurahan. Berbagai jenis surat mulai dari surat perizinan, surat keterangan, surat undangan, dan sebagainya, akan masuk atau keluar setiap harinya ke kantor kelurahan. Hal ini membuat surat-surat di kelurahan menjadi menumpuk. Seperti halnya di Kantor Kelurahan Karimunjawa yang masih menggunakan arsip surat metode konvensional yakni penyimpanan manual dengan cara menyimpan surat-surat di dalam lemari penyimpanan. Hal tersebut cukup merepotkan karena jika sewaktu-waktu surat diperlukan, maka surat harus dicari satu persatu secara manual dan akan memakan waktu yang lama. Dengan penyimpanan yang masih manual seperti itu juga dapat menyebabkan adanya surat yang hilang atau rusak. Solusi untuk permasalahan ini adalah dengan menyimpan surat-surat dan mengarsipkannya secara online.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, kantor kelurahan memerlukan sebuah sistem penyimpanan/ arsip surat yang bisa diakses secara online. Dengan perangkat lunak ini, dokumen surat tidak harus disimpan secara fisik melainkan disimpan dalam bentuk soft file. Sistem ini juga akan mempermudah para pegawai untuk mencari dan mengambil surat yang diperlukan, karena mereka dapat mencari menggunakan fitur pencarian yang sudah tersedia di website. Selain itu, dengan adanya sistem ini diharapkan penyimpanan surat akan lebih tertata dan tidak ada lagi surat yang hilang atau rusak.
Oleh karena itu, mahasiswa KKN Tematik UNDIP merancang dan mengembangkan perangkat lunak berbasis web untuk sistem arsip surat Kelurahan Karimunjawa dengan tema “Rancang Bangun Sistem Arsip Surat Desa Karimunjawa dengan Media Perangkat Lunak Berbasis Web”. Publikasi dan penyerahan perangkat lunak ini dilaksanakan pada hari Senin, tanggal 8 November 2021 pukul 09.00 di Kantor Kelurahan Karimunjawa. Sebelum pelaksanaan program, telah disusun dan dibuat perangkat lunak berbasis web untuk arsip surat Kelurahan Karimunjawa dengan menggunakan frame work CodeIgniter 3. Selanjutnya, dilaksanakan pengenalan website dengan alamat domain https://arsipsuratkarimunjawa.com/ dan menyampaikan panduan penggunaannya kepada pegawai Kelurahan Karimunjawa. Beberapa requirements yang terdapat di website di antaranya adalah login multiuser, dashboard website, halaman Create, Read, Update, Delete (CRUD) kategori surat, halaman CRUD jabatan pegawai, halaman CRUD data surat, halaman CRUD management users, dan logout.
Output atau luaran dari program ini adalah tersedianya tempat untuk mengarsipkan surat secara online sehingga akan mengurangi ruang penyimpanan di kantor serta mempermudah pegawai kelurahan mencari surat yang dibutuhkan tanpa harus memilah secara manual dan juga dapat mengurangi resiko surat yang hilang atau rusak. Sasaran yang ingin dicapai dari program ini adalah dapat terwujudnya penerapan teknologi untuk mempermudah aktivitas di Kantor Pemerintahan khususnya di Kantor Kelurahan Karimunjawa.
Program : Roikhatul Miskiyah – Informatika