Membangun Kesadaran Masyarakat terhadap Pentingnya Mengelola Arsip di Lingkungan Keluarga, Mahasiswa Undip Serukan Gerakan Masyarakat Sadar Tertib Arsip

Karanganyar (16/1/2022) – KKN Undip Tim I Tahun 2021/2022 yang sedang berlangsung dengan mengusung tema “Pemberdayaan Masyarakat Menuju Pasca Pandemi Covid-19 Berbasis SDGs”. Penulis, selaku peserta KKN melakukan pengabdian di kampung sendiri yaitu lingkungan Kelurahan Kaling. Kelurahan Kaling merupakan sebuah wilayah tingkatan desa yang berada di cakupan wilayah Kecamatan Tasikmadu Kabupaten Karanganyar. Kelurahan Kaling memiliki 7 buah dusun yaitu Celengan, Getasan, Kaling, Cabeyan, Jembangan, Dukuh dan Geneng. Kelurahan Kaling terdiri 9 RW dan 45 RT. Kelurahan Kaling berbatasan dengan Desa Macanan di sebelah utara, Desa Pandeyan di sebelah selatan, Desa Brujul di sebelah barat, dan Desa Wonolopo di sebelah timur.

Arsip Keluarga merupakan rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga yang dapat membantu dalam mengurus berbagai kepentingan misalnya untuk mendaftar sekolah, kuliah, mencari pekerjaan, dan lain sebagainya. Contoh Arsip Keluarga adalah rapor pendidikan, ijazah, akta kelahiran, paspor, sertifikat tanah, kartu keluarga, buku nikah, dan arsip lainnya yang dimiliki dan tercipta dalam lingkup keluarga. Oleh karena itu, penting bagi setiap keluarga untuk menata arsip keluarganya sehingga ketika dibutuhkan untuk kepentingan administrasi dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.

Kesadaran mengenai perlunya pengelolaan arsip secara tertib sebenarnya sudah banyak dikampanyekan oleh kalangan pegiat kearsipan seperti Pemerintah Republik Indonesia melalui Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dengan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA). Akan tetapi, masih banyak masyarakat yang masih belum sadar dan tertib untuk menata serta merawat arsip dengan baik sehingga ketika dibutuhkan akan sulit dan lama untuk menemukannya. Bahkan jika terjadi bencana alam dan masyarakat tidak segera sadar dan tertib arsip maka bisa jadi arsip keluarga akan rusak ataupun hilang. Sejalan dengan hal tersebut, Fauzan Syahru Ramadhan, mahasiswa Universitas Diponegoro berupaya mengampanyekan Gerakan Masyarakat Sadar Arsip (GEMARI) guna mendorong disiplin arsip dalam lingkup keluarga. Dalam kegiatan tersebut, mahasiswa memberikan sosialisasi dan pelatihan kepada masyarakat, khususnya warga RT 03/ RW 07 Kelurahan Kaling mengenai pentingnya arsip keluarga dan bagaimana cara menata dan merawat arsip dengan baik dan benar.

Sosialisasi dan pelatihan dilakukan melalui tatap muka dengan tetap mengedepankan protokol kesehatan pencegahan Covid-19. Sosialisasi tersebut menargetkan pada ibu-ibu Pemberdayaan Kesejahteraan Keluarga (PKK) RT 03/ RW 07 Kelurahan Kaling, dengan harapan mereka dapat meneruskan pengetahuan yang mereka dapatkan kepada anggota keluarga lainnya. Selain itu, ibu merupakan individu yang mengemban banyak tugas dalam keluarga dan paling telaten dalam mengurus rumah sehingga pengelolaan arsip keluarga menjadi salah satu tugas yang diemban oleh para ibu.

Kegiatan sosialisasi dan pelatihan ini dilaksanakan pada pukul 18.45 WIB hari Minggu, 16 Januari 2022. Kegiatan ini bertempat di rumah ketua RT 03/ RW 07 Kelurahan Kaling. Mereka menyambut dengan baik kedatangan mahasiswa dan mendengarkan dengan antusias. Pada program Gerakan Masyarakat Sadar Arsip Keluarga ini, mahasiswa KKN Undip menyampaikan mengenai pengertian arsip keluarga, pentingnya arsip keluarga, dan contoh arsip keluarga. Selain itu juga disampaikan mengenai bagaimana cara mengelola arsip keluarga dengan baik dan benar supaya tertata dengan rapi. Cara mengelola arsip dengan baik dan benar ialah sebagai berikut: a. Pisahkan arsip dan yang bukan arsip, b. Kategorisasikan arsip berdasarkan kepemilikan anggota keluarga (Ayah, Ibu, Anak), c. Urutkan arsip berdasarkan waktu pembuatan (dari yang paling lama hingga yang terbaru), d. Masukan arsip ke dalam wadah penyimpanan (minimal map kertas) dan beri label sesuai dengan pemilik (Ayah, Ibu, Anak) untuk memudahkan pencarian jika sewaktu-waktu dibutuhkan, e. Simpan arsip dalam tempat yang kering, tidak lembab, aman dari rayap, sirkulasi udara yang cukup, mudah diselamatkan ketika terjadi bencana, jauh dari sumber api, air, dan listrik, serta melakukan pengecekan arsip secara berkala, f. Fotocopy dan Digitalisasikan arsip keluarga misalnya dengan melakukan scan dan foto sebagai bentuk cadangan apabila arsip yang asli hilang atau rusak.

Melalui program Gerakan Masyarakat Sadar Arsip Keluarga diharapkan dapat terwujud kesadaran masyarakat akan pentingnya merawat arsip keluarga, masyarakat dapat memiliki pengetahuan lebih mengenai arsip keluarga, masyarakat dapat menyimpan dan mengelola arsip secara tepat sehingga permasalahan-permasalahan mengenai arsip tidak muncul kembali, serta masyarakat dapat memberikan edukasi kepada anggota keluarga lain mengenai arsip keluarga. Hal tersebut berdampak besar dalam kehidupan bangsa dan negara. Jati diri dan identitas bangsa ini tidak akan pernah hilang sampai generasi kapanpun serta persatuan dan kesatuan akan terus terjalin karena arsip merupakan simpul pemersatu bangsa.

Penulis: Fauzan Syahru Ramadhan (Ilmu Sejarah 2018)

Dosen Pembimbing Lapangan : Ir. Sulistyo, M.T., Ph.D.

Lokasi KKN: Desa Kaling, Kecamatan Tasikmadu, Kabupaten Karanganyar