MAHASISWA KKN UNDIP MENGHEBOHKAN WARGA SAAT MENGADAKAN. SOSIALISASI PENTINGNYA UPAYA PENGELOLAAN ARSIP KELUARGA DAN UPAYA DIGITALISASI ARSIP KELUARGA

Sebagai penguatan arsip keluarga di tingkat kelurahan, mahasiswa Universitas Diponegoro, Muhamad Irfan Syahputra. Melaksanakan Sosialisasi Upaya Pengelolaan Arsip dan Upaya Digitalisasi Arsip Keluarga(27/7). Kegiatan ini pun ternyata merupakan kegiatan pertama bagi mereka dalam pengelolaan Arsip Keluarga secara baik dan benar.

Muhamad Irfan syahputra menyampaikan bahwa “dengan adanya kegiatan Sosialisasi dan upaya digitalisasi melalui Google Drive ini diharapkan Gerakan Sadar Arsip di Kelurahan Kebondalem khususnya di Rw 03 Kebondalem Kendal dapat menghadirkan kesadaran pentingnya arsip bagi masyarakat Kelurahan Kebondalem, selain itu dengan sadar arsip diharapkan para masyarakat Rw 03 Kebondalem Kendal bisa bermanfaat membantu administrasi dalam mengurus dokumen misalnya dalam mengurus pendaftaran ke Instansi pemerintah maupun swasta”.
Pada kesempatan yang sama, Bapak Eko Boediono selaku pengurus RW 03 pun menyambut baik kegiatan pelaksanaan KKN di RW 03 ini “Dalam penataan kearsipan di tingkat keluarga, diharapkan akan terwujud pemberdayaan arsip sebagai bukti akuntabilitas masing masing kepala keluarga nantinya dan melestarikan arsip sebagai memori kolektif serta bisa juga menjadi jati diri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia,” terang bapak Eko.
Dalam kegiatan tersebut, mahasiswa memberikan sosialisasi dan pelatihan mengenai pendaftaran akun Google, lalu sampai Pengelompokkan Arsip Keluarga di Google drive kepada masyarakat, khususnya warga RT 14/ RW 03 Kelurahan Kebondalem mengenai pentingnya arsip keluarga dan bagaimana cara menata dan merawat arsip dengan baik dan benar.

Sosialisasi dan pelatihan upaya digitalisasi arsip dilakukan melalui tatap muka. Sosialisasi tersebut menargetkan pada Remaja Gang. Manggis(Regans) RT 14/ RW 03 Kelurahan Kebondalem, dengan harapan bisa bermanfaat membantu administrasi dalam mengurus dokumen misalnya dalam mengurus pendaftaran ke Instansi pemerintah maupun swasta. Kegiatan sosialisasi dan pelatihan ini dilaksanakan pada pukul 16.30 WIB hari Senin, 25 Juli 2022. Kegiatan ini bertempat di rumah ketua RW 03 Kelurahan Kebondalem.

Selain itu juga disampaikan mengenai bagaimana cara penyimpanan arsip keluarga dengan baik dan benar. Cara mengelola arsip dengan baik dan benar adalah sebagai berikut: a. Menyimpan ARSIP di tempat yang tepat maksudnya diletakkan lebih tinggi dari lantai atau diletakkan di rak, b. menjaga suhu dan kelembaban, dengan menghindarkan kontak landung Aesop dengan cahaya(matahari atau lampu), c. perlakukan baik arsip tersebut, tidak membuka arsip dengan tangan tangan dan pastikan tangan dalam keadaan bersih saat menyentuh arsip, d. menyisipkan arsip yang tidak penting, e. Fotocopy dan Digitalisasikan arsip keluarga misalnya dengan melakukan scan dan foto sebagai bentuk cadangan apabila arsip yang asli hilang atau rusak.
Kegiatan ini berpengaruh besar dalam kehidupan bangsa dan negara. Jati diri dan identitas bangsa ini tidak akan hilang sampai generasi kapanpun serta persatuan dan kesatuan akan terus berjalan karena arsip merupakan simpul pemersatu bangsa.

Penulis:
Muhamad Irfan Syahputra / Sekolah Vokasi – Informasi dan Hubungan Masyarakat
DPL : Dinni Asih Febriyanti., S.Psi., M.Psi