MARI KELOLA ARSIP DEMI MASA DEPAN ! MAHASISWA KKN UNDIP BERIKAN PENYULUHAN PENTINGNYA PENGELOLAAN ARSIP

Semarang (01/08/2022)– Didalam suatu organisasi terdapat kegiatan berupa perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Dalam melaksanakan kegiatan tersebut suatu organisasi akan menghasilkan suatu dokumen yang berisi informasi yang disebut arsip. Menurut Undang- Undang No. 43 Tahun 2009, Arsip diartikan sebagai hasil rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara, Pemerintah Daerah, Lembaga Pendidikan, Perusahaan, Organisasi Politik, dan Organisasi Kemasyarakatan dan Perorangan dalam melaksanakan kehidupan bermasyarakat dan bernegara. Arsip sendiri mempunyai peran penting dalam kelancaran suatu organisasi yaitu sebagai pusat ingatan, sumber informasi, dan alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganilisisan, pengembangan, perumusan, kebijaksanaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian yang setepat-tepatnya.

Kantor kelurahan Karangturi merupakan pusat penyelenggara urusan pemerintahan, pemberdayaan dan pelayanan masyarakat yang tentunya banyak berurusan dengan dokumen- dokumen penting yang disebut arsip, hal tersebut memerlukan adanya pengelolaan arsip yang tepat dan tersistem agar arsip tersebut tertata dan terjaga dengan baik. Berdasarkan survey yang dilaksanakan melalui wawancara secara langsung dengan staff kelurahan dan observasi , kondisi real arsip di kantor kelurahan karangturi memang belum terkelola dengan baik, hal tersebut dikarenakan kurangnya SDM ( Sumber Daya Manusia) serta Sarana dan Prasarana yang kurang memadai. Seperti keluhan yang disampaikan oleh staff keluarahan dengan demikian “ banyak arsip yang  ketika dicari tidak ditemukan” ujar Bapak Sigit, selaku staff kelurahan. Melihat kondisi tersebut mahasiswa KKN Undip memberikan penyuluhan mengenai “ Pengelolaan Arsip Yang Baik dan Benar” yang bertujuan agar arsip yang dikelola pada Kantor Kelurahan Karangturi tertata dan proses temu kembali arsip dapat berjalan dengan tersistem. 

Program kerja penyuluhan pengelolaan arsip ini menargetkan para Staff Kelurahan Karangturi. Penyuluhan ini dilaksanakan pada hari Sabtu, 30 Juli 2022, pukul 14.00 WIB – selesai.  Dalam kegiatan tersebut mahasiswa memberikan komunikasi dua arah dengan memberikan penyuluhan mengenai bagaimana langkah- langkah pengelolaan arsip yang baik dan benar.

Salah satu staff kelurahan yaitu Bapak Artanta Sigit Nugraha S,E, menyatakan bahwa ” Adanya penyuluhan pengelolaan arsip ini sangat membantu kami selaku staff dalam mengelola arsip, sehingga arsip menjadi lebih tertata dengan baik dan rapih, padahal sebelum itu arsip yang ada pada kelurahan karangturi hanya ditumpuk dan disimpan pada lemari saja.”

Penyuluhan ini dilaksanakan dengan menggunakan media poster , dimana didalamnya mencakup informasi mengenai langkah-langkah pengelolaan arsip yang baik dan benar. Selanjutnya mahasiswa berharap dengan diadakannya penyuluhan mengenai Pengelolan Arsip yang Baik dan Benar, staff Kelurahan Karangturi dapat menerapkan dan mengenlola arsip dengan lebih baik dan tersistem agar arsip tersebut tertata dan proses temu kembali dapat dilaksanakan dengan mudah.

Penulis             : Umi Rahmawati, NIM 40020619650114 (D4- Informasi dan Hubungan Masyarakat, Sekolah Vokasi)

Editor (DPL)   :  Abdi Sukmono, ST., MT

Lokasi                         : Kelurahan Karangturi, Kecamatan Semarang Timur, Kota Semarang