Jumlah SDM Kurang, Mahasiswa KKN Undip Bantu Optimalkan Proses Administrasi Desa Pranggang
Pranggang (10/08)–Kurangnya Sumber Daya Manusia (SDM) dalam urusan pelayanan administrasi desa mengakibatkan kurang optimalnya proses pelayanan dan mengharuskan warga mengantri lebih lama. Terlebih di tengah membludaknya pengajuan pembuatan surat-menyurat seiring dengan tahun ajaran baru, Pelayanan Umum Balai Desa Pranggang sempat kewalahan dalam melayani warganya. Dalam sehari, setidaknya terdapat 10 hingga 20 warga yang datang untuk mengurus persoalan surat-menyurat dan hanya dilayani oleh 1 atau 2 perangkat desa yang bertugas di bidang tersebut.
Oleh karena itu, dalam rangka meningkatkan serta mengoptimalkan pelayanan publik, mahasiswa Tim II KKN Universitas Diponegoro membantu Pelayanan Umum Desa Pranggang dalam pelaksanaan administrasi desa. Adapun kegiatan yang dilaksanakan mahasiswa adalah membantu proses surat menyurat, mulai dari pengajuan SKTM, permohonan pembuatan atau penggantian KK dan KTP, pengajuan akta kelahiran dan kematian, hingga persyaratan pindah keluar ataupun pindah masuk. Kegiatan ini dimulai dari minggu kedua hingga minggu terakhir pelaksanaan KKN, yaitu pada tanggal 11 Juli sampai 12 Agustus 2022.
Pembuatan surat menyurat ini dilakukan dengan memanfaatkan aplikasi SIMPADE. SIMPADE atau Sistem Informasi Manajemen Profil dan Administrasi Desa merupakan aplikasi berbasis web yang digunakan untuk membantu pemerintah desa dalam memberikan pelayanan terhadap warganya melalui ketersediaan data yang terintegrasi dalam sebuah database dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan serta permasalahan pelayanan pemerintah desa. Dalam aplikasi tersebut, terdapat sejumlah fitur yang memudahkan perangkat desa dalam menunjang pelayanan seperti penampil dokumen kependudukan, alat cetak langsung untuk mencetak dokumen mulai dari data kependudukan hingga statistik, serta berbagai format surat pengajuan, permohonan, dan lain sebagainya.
Dalam pelaksanaannya, mahasiswa kerap mengalami kendala seperti tidak adanya data kependudukan dari salah satu warga dikarenakan belum updatenya database dari SIMPADE. Usut punya usut, database dalam SIMPADE terakhir update di tahun 2015 sehingga untuk data yang dibuat di tahun selanjutnya tidak dapat ditemukan dalam aplikasi tersebut. Sebagai alternatif, mahasiswa melakukan edit manual terkait data yang belum tercatat dalam database SIMPADE.
Selain proses surat menyurat, mahasiswa KKN juga melakukan perekapan data-data administrasi melalui spreadsheet sebagai arsip digital, seperti rekap data pengajuan pembuatan Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), Kartu Keluarga (KK), e-KTP, SKCK, Akta Kelahiran, Surat Pindah Keluar dan Pindah Masuk, hingga urusan umum lainnya. Hal ini dilakukan agar data tersebut dapat diakses sewaktu-waktu apabila diperlukan dan sebagai backup data semisal data tertulisnya hilang atau rusak. Rekap data ini dimulai minggu kelima hingga minggu keenam pelaksanaan KKN.
“Dulu, sebelum ada KKN, saya mengurus administrasi ini sendirian. Apalagi saat banyak warga yang datang mengurus surat, kadang bisa kewalahan sendiri saking banyaknya permintaan pembuatan surat. Tapi, semenjak ada mahasiswa KKN, saya sangat terbantu dan beban kerja saya setidaknya bisa dibagi dengan mahasiswa KKN ini,” tutur Ila, selaku tenaga bantu bagian pelayanan umum Desa Pranggang.
Ditulis oleh Vernandita Refi T, mahasiswa Ilmu Komunikasi Universitas Diponegoro yang tengah melaksanakan KKN di Desa Pranggang, Kec. Plosoklaten, Kab. Kediri, Jawa Timur.
DPL: Maya Aresteria., SE., M.Si,. Akt