Makin Praktis dan Efektif, Mahasiswa KKN Undip Bantu Catat dan Kelola Database Administrasi dengan Memanfaatkan Media Digital

Pranggang, Kabupaten Kediri (12/08) – Keperluan akan dokumen masyarakat selalu dibuat dan dicetak setiap hari kerja yakni Senin hingga Jumat. Berbagai dokumen yang sering dibuat meliputi Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), pembuatan Kartu Tanda Penduduk (KTP), hingga pembuatan Kartu Keluarga (KK). Di dalam setiap dokumen, memuat berbagai informasi dari masyarakat yang mengurus ke kantor Desa Pranggang, seperti nama, tempat tanggal lahir, alamat, pekerjaan, status, agama, hingga tujuan pembuatan dokumen tersebut.

Untuk mencatat berbagai data dari dokumen-dokumen masyarakat, di kantor Desa Pranggang masih mengandalkan dan menggunakan cara manual yakni ditulis melalui buku. Dengan dicatat secara manual, tentu data-data dari masyarakat bisa rawan terjadi kerusakan, seperti kertas yang sobek, buku administrasi yang terkena air hingga yang lebih parah terjadi adalah buku tersebut hilang.

Untuk meminimalisasi berbagai kemungkinan kehilangan data dari masyarakat, maka mahasiswa Tim II KKN Universitas Diponegoro membantu untuk mencatat data-data tersebut lewat media digital. Media yang digunakan oleh mahasiswa Tim II KKN Undip adalah Microsoft Office dan Google Workspace. Kedua media digital ini digunakan lantaran dapat memuat data yang banyak dari buku administrasi yang sebelumnya dipakai. Setelah dilakukan pencatatan pada semua data di Google Workspace, mahasiswa lalu membuat database berbagai data masyarakat dari berbagai dokumen ke dalam satu folder. Ini dilakukan agar petugas desa dapat menemukan file yang berisi data dari dokumen masyarakat untuk kemudian dilakukan update terkait penambahan data di dalamnya.

Harapannya dengan dilakukan pencatatan melalui media digital seperti Microsoft Office dan Google Workspace ini, petugas desa dapat lebih mudah dan efektif untuk melakukan perekapan. Selain itu, dengan memanfaatkan media digital, juga dapat menghindarkan dari kerusakan atau kehilangan yang bisa terjadi ketika pencatatan data administrasi masyarakat dilakukan dengan menulis di buku. Pemakaian media digital juga dirasa lebih mudah digunakan dan apabila membutuhkan data dari dokumen masyarakat, petugas desa dapat memanfaatkan fitur search untuk mempermudah pencariannya.

Ditulis oleh:
Muhammad Rijal Rifqi Fauzi

DPL: Rabith Jihan Amaruli, S.S., M.Hum.