Pengelolaan Surat Masih Manual? Mahasiswa KKN UNDIP Melakukan Digitalisasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Kantor Desa Badegan

Senin 8 Agustus 2022 mahasiswa KKN Tim II UNDIP melaksankan program kerjanya yaitu digitalisasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. kegiatan ini dilaksanakan di kantor Desa Badegan Kecamatan Margorejo Kabupaten Pati.

kegiatan ini dilakukan dengan tujuan supaya dapat meningkatkan kualitas kerja perangkat desa terutama dalam hal pengelolaan surat masuk dan surat keluar di kantor desa.

Sebelumnya kantor ini menggunakan sistem manual yaitu hanya mencatat surat yang masuk dan surat yang keluar melalui buku besar. Hal itu sudah baik tapi menurut mahasiswa ada berbagai hal yang dapat menyebabkan rusaknya arsip.

Ada beberapa faktor yang menyebabkan arsip menjadi rusak diantaranya faktor dari kelalaian manusia, faktor dari biologis seperti serangga atau hewan pengerat, faktor kimia dari bahan kertas atau tinta, faktor fisika dari air, udara, cuaca, lalu ada juga dari faktor bencana alam seperti banjir, gempa bumi dan lain sebagainya.

Maka dari itu penting sekali memiliki back up data, diera digitalisasi ini kantor harus sudah mengikuti perkembangan jaman dengan digitalisasi termasuk mendigitalisasi sistem pengelolaan di dalam kantornya.

Digitisasi ini bertujuan untuk mengurangi pengeluaran biaya dengan melakukan pengoptimalan proses internal, seperti otomatisasi kerja, meminimalisir penggunaan kertas, dan lain sebagainya. Oleh karena itulah digitalisasi tidak bisa terjadi tanpa adanya digitisasi terlebih dahulu karena penggunaan teknologi digital haruslah menggunakan data-data yang sudah ter-digitalisasi, seperti dokumen yang awalnya tertulis menjadi dokumen elektronik. Tujuan ini memberikan manfaat yang cukup efektif dalam mengoptimalkan banyak hal hingga kita tidak perlu memakan banyak waktu serta usaha untuk mencapai target dari pekerjaan.

Mahasiswa bekerjasama dengan salah satu staf di kantor desa Badegan supaya program kerja ini dapat terlaksana dengan baik supaya nantinya dapat diperoleh manfaat yang berkelanjutan terutama bagi kantor desa Badegan. Diharapkan setelah adanya program KKN ini staf desa dapat menerapkan apa yang telah mahasiswa praktikan yaitu mengentry data surat masuk dan surat keluar melalui google form.

Pencatatan data yang semulanya dicacat di buku besar sekarang diusahakan beralih menjadi pencatatan melalui google form yang telah dibuat oleh mahasiswa. Dengan begitu sekarang kantor memiliki back-up data sewaktu – waktu terjadi hal yang tidak diharapkan seperti bencana alam.Selain itu hal ini dapat meningkatkan kualitas dari kinerja kantor desa Badegan.