Pentingnya Digitalisasi Arsip, Mahasiswa KKN Tematik Lingkar Kampus Utama Undip 2022 Kenalkan Cara Mendigitalisasi Arsip secara Mandiri

Dengkeksari, Kelurahan Tembalang (2/12/2022) – KKN Tematik Lingkar Kampus Utama Tembalang dan Sekitarnya 2022 merupakan kegiatan kuliah kerja nyata pertama kali yang diadakan di sekitar kampus dengan terbagi menjadi 10 kelompok. Masing-masing kelompok KKN tersebut memiliki tema yang berbeda-beda dalam mengembangkan potensi serta mengatasi permasalahan yang ada sesuai dengan daerah tempat dilakukannya kuliah kerja nyata yang telah ditentukan oleh pihak kampus. Kuliah kerja nyata ditempatkan pada salah satu desa yang ada di Kelurahan Tembalang, yaitu Jurang Belimbing-Dengkeksari. Pada kegiatan KKN ini, kelompok I KKN Tematik Lingkar Kampus Utama berupaya untuk melakukan program kerja baik monodisiplin maupun multidisiplin untuk mengembangkan potensi kesenian serta mengatasi permasalahan yang ada pada desa tersebut sesuai dengan SDG’S.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara pada masyarakat Dengkeksari, diketahui bahwa masyarakat tersebut belum terlalu memahami mengenai manajemenisasi arsip. Arsip merupakan suatu rekaman atau catatan yang diketik, dicetak, atau ditulis dalam wujud angka, huruf, dan gambar yang memiliki makna serta tujuan tertentu. Manajemen arsip adalah kegiatan mengatur dan menyusun arsip secara sistematis, menyimpan, serta merawat arsip agar informasi didalamnya tetap terjaga secara aman. Arsip yang sering dijumpai yaitu arsip keluarga seperti Kartu Keluarga (KK), akta tanah, SPPT-PBB, serta arsip pribadi seperti akta kelahiran, KTP, dan ijazah. Hasil observasi dan wawancara menunjukkan bahwa masih banyak masyarakat yang mengelola arsip dengan cara membuat cadangan dokumentasi sebatas memfotocopy bentuk fisiknya saja, tetapi tidak dibarengi dengan proses pendigitalisasian arsip. Maka dari itu, program kerja monodisiplin yang akan dilakukan untuk mengatasi permasalahan Masyarakat Dengkeksari yaitu dilakukannya “Edukasi Manajemen dan Digitalisasi Arsip Pribadi serta Keluarga”. Edukasi dilakukan secara door to door dengan total masyarakat sebanyak 7 orang. Pelaksanaan edukasi dilaksanakan melalui media leaflet dimana didalamnya terdapat pengenalan seputar arsip beserta tata cara mendigitalisasikan arsip secara mandiri melalui aplikasi yang dapat diunduh pada gadget masing-masing.

Edukasi dilakukan dengan cara pemberian materi secara lisan yang dilengkapi dengan leaflet, serta pelatihan cara menggunakan aplikasi CamScanner sebagai sarana pendigitalisasian arsip secara mandiri. Edukasi berjalan dengan lancar dan masyarakat yang bersangkutan sangat antusias dalam mempelajari proses dilakukannya digitalisasi arsip melalui gadget masing-masing.

Penulis: Rani Amanda Febriyanti, S1 Ilmu Perpustakaan 2019, Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Diponegoro

Dosen Pembimbing: Triyono Karimo, S.H., M.Hum.

Lokasi: Dengkeksari, Kelurahan Tembalang

#KKNTematikLingkarKampusUtamaUndip2022 #Undip #P2KKN #LPPMUndip #KKNUndip2022 #Potensidesa