Home » beranda » Pelatihan Perangkat Desa Mewujudkan Arsip yang Memudahkan

Pelatihan Perangkat Desa Mewujudkan Arsip yang Memudahkan

DESA MLATIHARJO, KECAMATAN PATEAN 16/02/2019 Tim KKN UNDIP Desa Mlatiharjo melakukan pelatihan penataan arsip di balai Desa Mlatiharjo. Tujuan dari kegiatan ini yaitu mempermudah dalam penyusunan arsip, tersimpannya arsip secara sistematis dan logis sehingga dapat diketemukan secara cepat dan tepat. Kegiatan ini sejalan dengan perlombaan yang akan diadakan oleh Kabupaten Kendal dimulai dengan diskusi untuk penunjukan perwakilan desa yang mewakili Kecamatan Patean. Pada diskusi Kecamatan Patean didapatkan bahwa 2 desa yang mewakili Kecamatan Patean adalah Desa Gedong dan Desa Mlatiharjo. Kegiatan ini juga dilanjutkan dengan sosialisasi mengenai aspek-aspek penilian lomba.

Kegiatan ini dilakukan selama 5 hari pada jam kerja yang dimulai dengan hari pertama Tim KKN UNDIP mempelajari penataan arsip yang sudah ditentukan oleh Kecamatan Patean. Hari kedua adalah pemberian materi dan diskusi kepada perangkat desa yaitu Bu Lina, Pak Wawan, dan Pak Miftah. Pada hari ketiga yang dilakukan adalah membuat modul pengarsipan yang akan diterapkan pada arsip Desa Mlatiharjo. Kemudian hari ke-empat dan kelima dilakukan pendataan dan penataan arsip yang ada di Desa Mlatiharjo didampingi oleh Pak Wawan dan Pak Miftah. Berdasarkan diskusi yang sudah dilakukan maka, sistem pemberkasan dilakukan secara numerik berdasarkan kode penataan arsip.

Penataan Arsip KKN UNDIP Desa Mlatiharjo

Arsip mengenai surat keluar dan surat masuk yang terdapat di Desa Mlatiharjo mayoritas sudah tersusun rapi dan sesuai dengan kaidah penataan arsip di Kecamatan Patean. Hal ini membuat Tim KKN UNDIP menata arsip tentang surat masuk dan surat keluar tinggal meneruskan penataan arsip yang sudah ada. Penataan arsip dilanjutkan dengan menata dokumen-dokumen yang ada di balai desa berdasarkan subtema dan diurutkan berdasarkan tahun dokumen tersebut. Hal ini dilakukan karena hanya 5 dokumen yang sudah tersusun dengan baik berdasarkan substansi, namun belum diurutkan berdasarkan tahun.

Penataan Arsip KKN UNDIP Desa Mlatiharjo

Mempermudah kegiatan penataan maka Tim KKN UNDIP Desa Mlatiharjo membuat sekat-sekat penanda yang menunjukkan substansi dan sekat tahun agar mempermudah pencarian data berdasarkan substandi dan tahun yang sudah didiskusikan. Tim KKN UNDIP berharap agar nantinya penataan dokumen dapat diterapkan untuk selanjutnya agar mempermudah dalam mencari data tersebut. Setelah penataan sudah dilakukan bersama Pak Miftah yang merupakan salah satu perangkat Desa Mlatiharjo. Kegiatan selanjutnya adalah memperbaiki modul yang sudah dibuat agar semakin mempermudah perangkat desa dalam memahami isi modul. Modul yang sudah diperbaiki kemudian didesain dan dicetak dan kemudian diserahkan ke perangkat desa.