Pelatihan Penyimpanan Awan untuk Pengarsipan Berkas di Kantor Kepala Desa Kalipang
Kalipang, Kab. Rembang – Peserta Tim I KKN Undip 2020 di Desa Kalipang telah mengadakan Pelatihan Penggunaan Google Drive bagi Perangkat Desa Kalipang pada tanggal 24 Januari 2020. Kegiatan yang berlangsung di Balai Desa Kalipang pada pukul 09.30 WIB ini diikuti oleh seluruh Perangkat Desa Kalipang. Pelatihan ini dipandu oleh Tendi Nugeraha Wijaya, mahasiswa Departemen Teknik Komputer, Fakultas Teknik Angkatan 2016.
Diselenggarakannya pelatihan ini dilatar belakangi oleh penyimpanan dokumen dan arsip yang belum dikelola dengan baik di Kantor Kepala Desa Kalipang. Pada saat ini, masih banyak dokumen yang disimpan secara manual di dalam folder-folder dalam komputer masing-masing perangkat desa. Hal ini menyebabkan pelayanan administrasi desa berjalan kurang optimal, seperti lamanya waktu tunggu warga ketika sedang mendapatkan pelayanan karena perangkat desa lupa meletakan arsip surat.
Permasalahan itulah yang membuat Tendi beserta Tim I KKN Undip 2020 berinisiatif untuk mengadakan Pelatihan Penggunaan Google Drive bagi Perangkat Desa Kalipang. Dengan memanfaatkan penyimpanan awan, dokumen-dokumen penting desa tidak lagi disimpan secara manual ke dalam folder-folder komputer, melainkan penyimpanan dilakukan ke dalam server yang terhubung ke internet, yaitu Google Drive.
Google Drive adalah sebuah layanan Google untuk penyimpanan awan yang dapat menyimpan file-file berupa dokumen, gambar, audio, ataupun video dengan kapasitas sebesar 15 gigabyte. Keuntungan yang didapat jika menggunakan penyimpanan awan adalah media penyimpanan yang tidak mudah rusak, data dapat digunakan kapanpun dan dimanapun, serta data tersimpan aman.
Tendi menjelaskan bagaimana penyimpanan awan dapat meningkatkan optimalisasi pengarsipan administrasi desa. Menurutnya, Google Drive dapat mengurangi resiko kehilangan file karena kasus kerusakan komputer, hard disk, flash disk dan tempat penyimpanan lainnya. Penggunaan Google Drive juga dapat mengefisiensi file untuk masing-masing perangkat desa (1 file untuk Kades, Sekdes, Kaur dan Kasie). Mengenai keamanan, Google Drive dapat membuat hak akses pada akun tertentu, sehingga bisa lebih aman dari tindakan pencurian file.
Dengan adanya kegiatan pelatihan ini, Tendi dan Tim I KKN Undip 2020 berharap dapat membantu perangkat desa mengelola arsipnya menjadi lebih efisien.