Sumbangkan Boks Arsip, Mahasiswa KKN PPM Universitas Diponegoro Harapkan Pamong Desa Karangtejo Simpan Arsip Desa Secara Efisien

Minggu, 24 Januari 2016 | 21.00 WIB

Perakitan boks arsip sebagai media penyimpanan arsip Desa Karangtejo, Kecamatan Kedu, Kabupaten Temanggung

Serah-terima boks arsip dari mahasiswa KKN-PPM Universitas Diponegoro kepada perangkat Desa Karangtejo, Kecamatan Kedu, Kabupaten Temanggung

Kedu. Pengelolaan arsip yang baik serta efisien sangat diperlukan bagi setiap lembaga atau instansi pemerintahan baik dalam skala nasional, regional, provinsi kabupaten, kecamatan, hingga di tingkat desa. Arsip yang terkelola dengan baik akan memudahkan arsiparis maupun staf pemerintahan dalam penyimpanan maupun dalam melakukan penelusuran arsip  secara efektif dan efisien.

Desa Karangtejo merupakan salah satu daerah dalam lingkup wilayah Kecamatan Kedu, Kabupaten Temanggung yang dijadikan sebagai lokasi Kuliah Kerja Nyata Pembelajaran Pemberdayaan Masyarakat (KKN PPM) Universitas Diponegoro tahun 2015/2016. Balai Desa Karangtejo sebagai tempat pengaduan dan pelayanan permasalahan desa, menyediakan berbagai macam arsip, baik arsip aktif maupun arsip inaktif. Namun, arsip-arsip yang tersimpan di Balai Desa Karangtejo terkesan diolah “seadanya saja”. Pasalnya, tidak terdapat buku induk yang digunakan untuk inventarisasi arsip yang dimiliki Desa Karangtejo dan penyimpanan arsip yang tidak baik (arsip ditumpuk dan diikat, sebagian dimasukkan ke dalam kardus). Hal tersebut sudah pasti akan menyulitkan arsiparis maupun pamong Desa Karangtejo dalam mengakses arsip yang dibutuhkan di waktu mendatang.

Menilik seriusnya permasalahan tentang pengelolaan arsip aktif maupun inaktif di Balai Desa Karangtejo, mahasiswa KKN PPM Tim 1 Universitas Diponegoro memberikan sosialisasi dasar pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan aturan pengelolaan arsip yang berlaku serta bantuan pengadaan boks arsip sebagai media penyimpanan arsip desa sehingga memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan melakukan penelusuran arsip secara efektif dan efisien. Program yang didukung oleh Badan Arsip dan Perpustakaan Provinsi Jawa Tengah ini dilaksanakan di Balai Desa Karangtejo pada hari Kamis (21 Januari 2016) pukul 10.21 WIB dan dihadiri oleh segenap pamong Desa Karangtejo.

Koordinator pelaksana program, Erma (Mahasiswi Jurusan Ilmu Perpustakaan, Peminatan Kearsipan) menjelaskan bahwa boks arsip sangat bermanfaat dalam pengelolaan arsip. Boks arsip berfungsi untuk menyimpan arsip (dalam folder) sehingga arsip mudah disimpan dan ditemukan kembali secara efektif dan efisien. Boks arsip dapat digunakan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional sebagaimana yang diamanatkan dalam Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 pasal 3 yang menyatakan bahwa tujuan kearsipan adalah menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Boks arsip yang digunakan terbuat dari bahan karton gelombang, yaitu karton yang dibuat dari beberapa lapisan kertas medium bergelombang dengan kertas lainer sebagai penyekat dan pelapisnya, sesuai dengan (SNI 14-0094-1996 tentang Spesifikasi Kertas Medium). Bentuk boks arsip adalah kotak empat persegi panjang. Untuk menjamin adanya sirkulasi udara pada setiap boks arsip, memiliki lubang ventilasi udara. Ventilasi udara dibuat dengan cara melubangi sisi depan dan belakang boks arsip. Lubang ventilasi udara untuk boks besar berdiameter 3 cm, untuk boks kecil berdiameter 2,5 cm.

Seluruh mahasiswa KKN PPM Desa Karangtejo tahun 2015/2016 berharap agar boks arsip yang sudah tersedia di Balai Desa Karangtejo dapat dimanfaatkan dengan baik oleh pamong Desa Karangtejo sebagai sarana penyimpanan dan pengelolaan arsip desa yang efektif dan efisien.