Pencatatan digital dan Audit persediaan bahan bantuan sosial masyarakat dari kelurahan, bagi masyarakat yang mengalami permasalahan ekonomi akibat COVID-19.
Cempaka putih tengah – Cempaka putih, Jakarta Pusat. Kamis, 16 Juli 2020, Mahasiswa KKN UNDIP Tim II dari Departemen Akuntansi, Reki Febriano, telah melaksanakan Program pencatatan digital dan Audit persediaan bahan bantuan sosial masyarakat dari kelurahan, bagi masyarakat yang mengalami permasalahan ekonomi akibat COVID-19.
Indonesia sedang menghadapi sebuah pandemi COVID-19 sejak awal tahun 2020. Untuk menghadapi permasalahan ini, Pemerintah daerah DKI Jakarta memberlakukan karantina wilayah dalam program PSBB. Di dalam program ini, masyarakat tidak diperbolehkan keluar dari rumahnya kecuali untuk pemenuhan kebutuhan pokok. Pembatasan keluar ini mengakibatkan banyak masyarakat yang terdampak perekonomiannya. Untuk memastikan mereka ini dapat tetap hidup dengan layak, pemerintah membagikan bantuan sosial kepada masyarakat yang disalurkan melewati kecamatan, kelurahan, rw, dan rt setempat. Persediaan yang diterima oleh rw dan rt ini disimpan dan dibagikan berkala. Untuk membantu proses penyimpanan dan pengeluaran persediaan ini, mahasiswa mengajukan program pencatatan penyimpanan digital dan audit persediaan secara berkala untuk memudahkan masyarakat yang ditunjuk untuk mengurusi bantuan sosial ini.
Adapun kegiatan pembagian tersebut dilaksanakan oleh jajaran RT dan RW yang ada di RW 06 Cempaka putih tengah, atas perintah dari Kelurahan setempat. Pelaksanaan pencatatan digital dan audit persediaan pada bansos ini dipandu oleh mahasiswa KKN, dan diperlukan karena adanya kesulitan bagi perangkat RT dan RW untuk mengelola banyaknya persediaan bahan bansos, sehingga ada kemungkinan hilangnya barang. Oleh karena itu pelaksanaan pelatihan ini berguna untuk peningkatan mutu manajemen persediaan dan RT RW dapat membuat dokumentasi penyimpanan yang lebih andal dalam penerimaan dan pembagian bahan bansos di masa depan.
Kegiatan ini dimulai pada siang hari Kamis, 16 Juli 2020 dengan menerima barang persediaan yang dikirim oleh kelurahan lewat sebuah jasa angkut barang, di pos hansip yang akan difungsikan sebagai tempat penyimpanan dan pembagian bansos. Di saat yang bersamaan, mahasiswa KKN memperkenalkan aplikasi manajemen persediaan “sortly”| kepada Pak Ketua RW dan jajarannya. Kemudian mahasiswa KKn memberikan petunjuk dan membimbing cara penggunaan aplikasi tersebut. Pada saat menginput data, mahasiswa KKN melakukan pemeriksaan terhadap kesesuaian paket bansos yang diterima dengan yang dijanjikan, dan tidak menemukan kesalahan dalam pengiriman.
Setelah seluruh persiapan selesai, pembagian bansos ini dilaksanakan pada sore hari. Setiap ketua RT dibawah RW 06 memanggil warga penerima baksos yang berdomisili di RT masing-masing via telpon dan pemanggilan langsung oleh hansip. Pembagian ini berjalan lancar, meskipun ternyata ada beberapa warga yang masih terdata sebagai warga RW 06 namun sudah pindah tempat tinggal dan menyebabkan jatah paket bansosnya tidak dapat diterima. Kemudian atas ijin dari kelurahan, perlakuan terhadadap paket yang lebih diserahkan sepenuhnya kepada keputusan ketua RW. Maka ketua RW 06 memutuskan untuk mengalokasikan paket bansos yang tidak bertuan ini kepada warga pendatang yang tidak ber KTP di RW 06, namun bekerja dan tinggal disini, seperti beberapa pemilik warung, beberapa pemilik bengkel dan anak buahnya, dsb. Setelah selesai pembagian, mahasiswa KKN memeriksa hasil pencatatan pengeluaran persediaan di aplikasi manajemen persediaan dan membandingkannya dengan yang sebenarnya ada di gudang penyimpanan, dan menemukan bahwa angkanya cocok. Langkah ini berupa langkah audit persediaan. Setelah sesi pembagian ditutup, Ketua RW memberikan laporan via telpon kepada Kelurahan.
Antusiasme pada RT dan RW untuk menerima penggunaan Aplikasi ini cukup baik, dan mereka menilai ada potensi untuk disebarluaskan penggunaannya ke RW yang lain. namun dalam pelaksanaannya masih ditemukan beberapa kesulitan teknis karena ini merupakan teknologi baru bagi para ketua RW dan RT. Menghadapi permasalahan pembelajaran teknologi ini, mahasiswa KKN akan terus membimbing perangkat RW dan RT dalam pembagian bansos di masa depan, agar kelak dapat dilaksanakan mandiri.
Editor: Yanuar Yoga Prasetyawan, M.Hum.