Langkah Cerdas meningkatkan Kualitas Keluarga Unggul melalui Arsip Emas!!! Mahasiswa KKN Undip Priode 2022 ajarkan seluruh Ibu-Ibu PKK Kelurahan Rejomulyo, Kecamatan Semarang Timur untuk meningkatkan Kualitas Keluarga Unggul melalui Manajemen Arsip Keluarga digital menggunakan aplikasi Arsip Emas

foto bersama ibu-ibu PKK Kelurahan Rejomulyo Kecamatan Semarang Timur setelah selesai acara sosialisasi

Semarang (11/02/2022) – Arsip keluarga merupakan dokumen vital keluarga berupa rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas dan berbagai kepentingan keluarga seperti urusan pendidikan, sekolah, finansial, asuransi, dan aktivitas sosial lainnya. Arsip keluarga terbentuk dari hasil kumpulan berkas anggota keluarga seperti KK, KTP, BPKP, STNK, DLL. Setiap anggota keluarga memiliki kewajiban untuk saling menjaga dan merawat arsip keluarga, namun alangkah lebih baiknya arsip keluarga dipegang kendali oleh salah satu anggota keluarga dan ada baiknya yang mengelola arsip tersebut adalah ibu.

          Sebagian  besar masyarakat terkusus ibu rumah tangga yang bertanggung jawab dalam mengelola arsip masih banyak yang kurang memperhatikan pentingnya pengelolaan arsip keluarga. Hal ini disebabkan karena frekuensi penggunaan arsip keluarga yang rendah, atau bahkan jarang sekali digunakan. Sebenarnya, walaupun arsip keluarga jarang digunakan, tetapi harus dikelola dengan baik, agar apabila sewaktu-waktu arsip keluarga dibutuhkan, dapat tersedia dengan aman dan mudah mendapatkannya. Selain itu arsip keluarga juga sangat perlu untuk di manajemen dengan baik dan benar, supaya apabila suatu saat keluarga mengalami bencana alam seperti banjir, gempa atau kebakaran dan kejadian di luar kendali terjadi, dokumen-dokumen penting keluarga tidak hilang dan  musnah begitu saja.

          Melakukan manajemen arsip keluarga bukan pekerjaan yang teramat berat namun tetap tidak boleh disepelekan, karena gabungan arsip-arsip tersebut merupakan bukti keberadaan anggota keluarga sebagai makhluk individu sekaligus makhluk sosial yang memiliki hak hidup, oleh karena itu sadar akan pentingnya manajemen arsip keluarga perlu untuk ditumbuhkan. Melalui kegiatan Kuliah Kerja Nyata Mahasiswa KKN undip jurusan Ilmu Perpustakaan mencoba mengajak Ibu-Ibu PKK Kelurahan Rejomulyo untuk belajar cara manajemen arsip keluarga unggul secara digital. Kegiatan ini dilaksanakan pada Minggu, (06/2/2022) pukul 10.00-11.30. kegiatan ini dihadiri oleh 21 orang ibu-ibu PKK Kelurahan Rejomulyo, di mana setiap RW diwakilkan oleh 3 orang. Kegiatannya dilaksanakan di aula kantor kelurahan rejomulyo dengan mematuhi protokol kesehatan. Materi yang disampaikan adalah pengenalan dan jenis-jenis arsip keluarga, pentingnya arsip keluarga, cara melakukan manajemen arsip keluarga dengan aman, dan yang paling penting adalah praktik langsung manajemen arsip keluarga secara digital melalui aplikasi “Arsip Emas” yang disediakan oleh Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Jawa tengah, sehingga dijamin kredibilitas aplikasinya.

Penyampaian materi dan melakukan praktik langsung bersama ibu-ibu PKK cara melakukan manajemen arsip keluarga menggunakan aplikasi Arsip Emas

          Memanajemen arsip keluarga secara digital maupun manual merupakan suatu upaya  cerdas yang dapat dilakukan sebelum arsip tersebut hilang, atau tercecer. Kegiatan manajemen arsip keluarga terdiri dari mengumpulkan semua jenis arsip keluarga baik milik bersama maupun individu seperti  KK, Raport, Izasah, BPKP, dll, lalu langkah selanjutnya adalah mengelompokkan arsip sesuai dengan jenis dan nilai gunanya, lalu kemudian setelah dikelompokkan arsip harus di backup atau di buat salinannya baik secara manual dengan di fotocopy atau secara digital dengan di  foto/scan. Lalu kemudian simpan arsip di tempat yang aman sesuai dengan kelompoknya di satu tempat yang sama. Dan tentunya sebagai masyarakat yang moderen setiap arsip tersebut harus disimpan di lemari digital yaitu “Arsip Emas” yang pastinya akan lebih memudahkan penggunanya. Manajemen arsip digital keluarga melalui Aplikasi Arsip Emas merupakan langkah cerdas yang dapat diambil oleh ibu rumah tangga untuk menaikkan mutu kualitas keluarga yang unggul, karena apabila arsip keluarga tersimpan dengan aman, ketika suatu waktu terjadi bencana alam atau kejadian di luar kendali manusia seperti kebakaran tidak perlu khawatir lagi karena arsip vital keluarga aman.

Penulis : Hafifah Saragih

Dosen Pembimbing KKN: Ojo Kurdi, ST., MT., PhD

Lokasi KKN: Kelurahan Rejomulyo, Kecamatan Semarang Timur, Jawa Tengah