Pentingnya Sadar Arsip, Mahasiswa KKN UNDIP memberikan sosialisasi pentingnya mengelola arsip kepada masyarakat Desa Cepogo

Boyolali (12/02/2022) – setiap masyarakat pasti pernah memiliki atau memiliki arsip baik itu arsip pribadi (ijazah, akte kelahiran, kartu tanda penduduk, piagam, dan lain-lain) atau arsip keluarga (kartu keluarga, akta tanah, dan surat SPPT-PBB). Dalam kenyataannya banyak masyarakat awam yang asing terhadap kata arsip bahkan banyak masyarakat yang belum mengetahui cara mengelola arsip yang baik dan benar. Tidak jauh berbeda dengan masyarakat lainnya, masyarakat desa cepogo belum mengetahui cara mengelola arsip yang baik dan benar. Merujuk pada cara merawat arsip yang baik dan benar oleh Dyah Puspitasari Srirahayu S.Kom.,M.Hum, Dosen Perpustakaan UNAIR, berikut langkah-langkah yang dapat dilakukan. Pertama, Pilah dokumen sesuai dengan kelompoknya, termasuk ke dalam kelompok arsip pribadi atau arsip keluarga. Kedua, Pilah dokumen berdasarkan nilai guna dokumen, ternasuk kelompok dokumen asli atau dokumen fotokopian. Ketiga, Fotokopi semua dokumen penting dan dilegalisir untuk mem-back-up dokumen asli, hal ini dilakukan untuk menghindari dokumen asli rusak atau hilang. Keempat, Tempatkan dokumen asli di dalam map plastik agar memiliki sekat, hal ini dilakukan untuk mengurangi kerusakan yang terjadi bila dokumen saling bersentuhan. Serta pisahkan tempat penyimpanan antara dokumen asli dan dokumen fotokopi-an, ini dikarenakan untuk dokumen fotokopian lebih banyak digunakan dalam sehari-hari dibandingkan dokumen aslinya. Kelima, Hindari penyimpanan yang lembab, mudah basah, dan dekat arus listrik, hal ini dilakukan untuk meminimalisir kerusakan dokumen asli ataupun dokumen fotokopi-an. Keenam, Lakukan pengecekan berkala dengan membuka dokumen, hal ini dilakukan untuk membersihkan dokumen asli atau fotokopi-an dari debu dan mengecek dokumen ada jamur atau serangga, serta menghindari bila mulai ada kerusakan. Ketujuh, Jangan melaminating dokumen, hal ini akan merusak kertas dokumen, alangkah baiknya jika dokumen ingin tetap dilaminating cukup dengan menyampul seperti buku dan diberi ruang sedikit sirkulasi udara.