IBU PKK IKUT PELATIHAN DIGITALISASI ARSIP KELUARGA YANG DIGELAR MAHASISWA KKN UNDIP!

dokum

Demak, (9/7). Sejauh ini, masih banyak masyarakat yang kurang memperhatikan pentingnya pengelolaan arsip keluarga dirumah. Hal ini disebabkan karena pemikiran masyarakat bahwa frekuensi penggunaan arsip keluarga yang rendah dan tidak ada pemahaman lebih terhadap pengelolaan arsip. Seiring perkembangan teknologi pengelolaan arsip bukan hanya sebatas manual lagi, melainkan pengelolaan secara digital. Namun sayangnya, banyak masyarakat yang mengabaikan pentingnya digitalisasi arsip keluarga dan beberapa warga mengeluh saat ingin membutuhkan arsipnya untuk urusan administrasi seperti mendaftarkan anaknya sekolah.

“Saya merasa kesulitan mencari berkas-berkas untuk kelengkapan persyaratan daftar ulang sekolah anak saya, dokumen tercecer dimana-mana bahkan kartu keluarga pun hampir rusak karena ga disimpan dengan baik” ungkap Ibu Astuti.

Dalam rangka mengurangi permasalahan ini terjadi Mahasiswa KKN Tim 2 Universitas Diponegoro, membuat program “Sosialisasi dan Pelatihan Digitalisasi Arsip Keluarga”. Program ini juga merupakan implementasi disiplin keilmuan yang didapat mahasiswa selama berkuliah di jurusan Informasi dan Hubungan Masyarakat Konsentrasi Kearsipan. Kemudian kegiatan ini diikuti oleh Ibu-Ibu PKK sejumlah 17 orang dari berbagai RT/RW. Adapun materi sosialisasi yang diberikan meliputi: menjelaskan pengertian arsip, menjelaskan pengertian arsip keluarga, menyebutkan contoh-contoh arsip keluarga, menjelaskan pengertian digitalisasi dan menjelaskan tahapan sederhana digitalisasi arsip keluarga.

Mahasiswa menyampaikan aplikasi sederhana yang dapat digunakan untuk digitalisasi adalah CamScanner sebuah aplikasi yang dapat membantu untuk melakukan proses scan dokumen dan pengelolaan hasil scan. Penggunaan CamScanner ini sangat mudah dan praktis, jika ingin scan dokumen cukup klik lambang kamera yang ada di pojok bawah dan hasil scan dokumen yang dihasilkan sangat jernih dan mudah dibaca. Dalam rangka temu balik arsip yang cepat, tepat dan efektif, disarankan menggunakan google drive sebagai media penyimpanan hasil alih media arsip yang sudah dilakukan sebagaimana penjelasan diatas. Google drive merupakan media penyimpanan baik itu gambar tektual, audiovisual ataupun rekaman suara. Melalui google drive anggota keluarga dirumah dapat mengakses arsip-arsip secara elektronik apabila sewaktu-waktu diperlukan baik itu keperluan daftar sekolah/kuliah, administrasi ataupun pembayaran.

dokum-4

Setelah sesi sosialisasi, dilanjutkan kegiatan pelatihan yang mana mahasiswa mempraktikkan terlebih dahulu tahapan digitalisasi menggunakan handphone dengan sampel beberapa arsip. Lalu mahasiswa mengarahkan kepada Ibu-Ibu PKK membuka aplikasi CamScanner dan melakukan alih media pada arsipnya masing-masing. Sembari mahasiswa mengarahkan, mahasiswa juga menerangkan beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam scan arsip yaitu: arsip harus bersih dan rapi (tidak terlipat), berada tempat/ruangan yang terang dan aman dari gangguan anak kecil.

“Saya sangat senang dengan Ibu-Ibu yang hadir dalam kegiatan ini, terlihat sangat antusias dan tidak terlalu ribet dalam mengarahkannya, sekali coba langsung paham dan bisa. Hasil digital arsipnya pun jernih, bisa terbaca dan sesuai dengan prosedur kearsipan. Good job!” Tutur Yahya Muhaimin.

dokum-3

Diakhir sesi mahasiswa membagikan poster dan Buku Saku Sederhana yang berjudul “Digitalisasi Arsip Keluarga” buku saku ini merupakan prototype produk yang dirancang sendiri oleh mahasiswa yang berisikan tahapan sederhana dalam melakukan digitalisasi arsip keluarga di rumah.

foto-bersaama

Demak, 4 Agustus 2022. Selain itu, kelompok KKN kami juga telah menyelesaikan program multidisiplin bertema stunting dengan judul program “Mengoptimalkan Pencegahan Stunting”. Program ini meliputi kegiatan edukasi pencegahan stunting dan mengikuti kegiatan posyandu yang diadakan Puskesmas Demak 1. Peserta yang hadir yaitu para orang tua beserta balitanya. Program Mengoptimalkan Pencegahan Stunting kami adakan selama 2 hari, pada hari pertama (03/08/2022) dilaksanakan di RT 06 Kelurahan Bintoro dengan total 22 peserta yang hadir pada kegiatan edukasi dan kegiatan posyandu. Kemudiaan pada hari kedua (04/08/2022) dilaksanakan di RT 04 Kelurahan Bintoro dengan total 21 peserta yang hadir pada kegiatan sosialisasi dan kegiatan posyandu.

menimbang-berat-beban

Kegiatan edukasi yang kami lakukan yaitu menjelaskan apa itu stunting, ciri-ciri stunting, cara pencegahan stunting, kebutuhan asam dan protein yang harus diberikan pada anak dan beberapa konsumsi yang harus dihindari. Setelah sesi edukasi kami turut membagikan leaflet yang berisi edukasi mengenai stunting. Sedangkan kegiatan posyandu merupakan salah satu kegiatan yang dicanangkan oleh pemerintah untuk mendeteksi ada atau tidaknya balita stunting di suatu wilayah melalui penimbangan berat badan, pengukuran tinggi badan, dan pengecekan gizi balita sehingga apabila ditemukan balita dengan kondisi stunting dapat segera dilakukan intervensi lanjutan.

pembagian-leaflet-yahya

Penulis: Yahya Muhaimin
Jurusan/Fakultas: Informasi dan Hubungan Masyarakat/Sekolah Vokasi
DPL KKN: Damar Nurwahyu Bima, S.Si., M.Si
Lokasi KKN: Kelurahan Bintoro, Kecamatan Demak, Kabupaten Demak