Pentingnya Menjaga dan Mengelola Arsip dalam Keluarga Untuk berbagai Kepentingan di Kelurahan Gedawang

#KKNTimIIperiode2022 #P2KKNUNDIP #LPPMUNDIP #UNDIP #KelurahanGedawang #KotaSemarang #ARSIPKELUARGA

Gedawang, Semarang (23/07) – Setiap kegiatan atau peristiwa pasti menghasilkan dokumen atau arsip. Arsip yaitu rekaman kegiatan atau peristiwa dengan berbagai bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan. Dalam sebuah keluarga pasti membutuhkan arsip baik yang berbentuk identitas (seperti KTP, Kartu Keluarga, dan Akta Kelahiran), pendidikan (Seperti Ijazah, Skhun, dan Rapor semasa sekolah), dan sebagainya. Di setiap kepentingan selalu membutuhkan arsip tersebut, contohnya yaitu ketika kita ingin melamar pekerjaan membutuhkan persyaratan seperti Ijazah, SKCK, dan arsip lain sesuai ketentuan instansi yang akan kita lamar.

Dalam kegiatan kepentingan tersebut seringkali kita mengalami kehilangan ataupun lupa tempat kita meletakan arsip yang kita butuhkan dalam kepentingan tersebut. Hal ini karena dalam pengelolaanya sembarangan dalam meletakan arsip tersebut baik dicampur dengan dokumen lain, maupun diletakan di sembarang tempat yang tidak aman sehingga hilang.

Oleh karena itu melalui pengalaman kejadian tersebut dalam KKN TIM II Undip yang dilakukan di kelurahan Gedawang, Kecamatan Banyumanik kota Semarang melakukan edukasi mengenai penjagaan dan pengelolaan arsip keluarga dengan baik dan benar. Edukasi yang dilakukan dengan cara memberika paparan powerpoint yang berisi tentang materi pengelolaan arsip yang terdiri dari pemberkasan arsip, klasifikasi arsip berdasarkan jenisnya, serta digitalisasi arsip (alih media arsip dari media kertas ke media digital melalui aplikasi scanner). Dalam Sosialisasi edukasi ini diharapkan warga masyarakat Gedawang lebih bisa menjaga dan memelihara arsip dari kehilangan maupun kerusakan sehingga dapat menggunaakan dan memeanfaatkan sebaik – baiknya.

Penulis : Alfadio Naufal Akbar (Informasi dan Humas / Fakultas Sekolah Vokasi)
DPL : Rachma Purwanti, S.KM, M.Gizi
Lokasi ; Kelurahan Gedawang, Kecamatan Banyumanik, Kota Semarang