MAHASISWA KKN Tim II UNDIP MENGELOLA ARSIP KELURAHAN PETERONGAN

Sebelum ditata

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.(UU No 43 Th 2009). Selain itu kelurahan merupakan wilayah kerja lurah sebagai perangkat daerah kota. Sehingga kelurahan menjadi wadah bagi masyarakat setempat karena merupakan unit pemerintahan terkecil setingkat dengan desa yang tugas pokok dan fungsinya menyelenggrakan sebagian tugas pemerintahan, pembangunan dan pelayanan. Oleh sebab itu perlunya menjaga mentata arsip dikelurahan sewaktu-waktu arsip dibutuhkan akan lebih cepat dan tepat ditemukan.

Kelurahan Peterongan, Semarang Selatan menjadi salah satu tempat KKN Tim II Undip pada bidang kearsipan. Banyak arsip di kelurahan peterongan yang masih berantakan dan bercampur dengan dokumen yang lain. Karena kurangnya Sumber Daya Manusia yang paham akan arsip sehingga dokumen arsip hanya dibiarkan saja belum ditata dengan benar

Salah satu Program Kerja mahasiswa yaitu menata mengelola arsip Kelurahan Peterongan. Arsip yang ditangani adalah data arsip G30SPI di Peterongan, WNA, OT, dan tentang lahan tanah rumah diKelurahan Peterongan. Arsip tersebut tergolong arsip statis, Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan (UU No 43 Th 2009). Sehingga perlunya penjagaan yang benar jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan mudah ditemukan dan arsip tersebut masih terjaga.

Arsip tersebut dikumpulkan sesuai dengan jenisnya dan ditata, selanjutnya arsip dimasukkan kedalam stopmap, diikat menggunakan tali rrafia, lalu beri kertas dan diberi nama sesuai dengan jenisnya (Arsip Tentang G30SPKI), Selanjutnya arsip dimasukkan kedalam lemari arsip.

Oleh karena itu pengelolaan arsip dikelurahan peterongan sangat membantu perangkat keluarahan dalam temu balik arsip. temu balik arsip lebih cepat dan tepat sehingga pelayanan menjadi lebih baik.

Arsip
Arsip sudah dikelompokkan