Program Pengelolaan Arsip Foto pada Komunitas Kelompok Wanita Tani (KWT) dan Penyuluhan Pentingnya Pengelolaan Arsip Keluarga di Desa Tanjunganom
Desa Tanjunganom, Kecamatan Gabus, Kabupaten Pati (11/08/2022) Pelaksanaan Kegiatan pengelolaan arsip foto dengan penataan arsip foto dilakukan oleh Dwi Jayanti salah satu Mahasiswa Peserta Kuliah Kerja Nyata Tim II Univeristas Diponegoro Semarang. Kegiatan pengelolaan arsip tersebut merupakan salah satu bentuk Program Kerja Monodisiplin yang didalam terdapat unsur Sustainble Development Goals (SDG’s) Pilar Pembangunan Sosial pada Nomor 9 Industri, Inovasi dan Infrasktruktur (Industry,Inovations and Infrastructure).Dilaksanakan pada Minggu ke-5, Hari Kamis tanggal 4 Agustus 2022 di Komunitas Kelompok Wanita Tani ( KWT), Desa Tanjunganom.Dengan didampingi oleh Ibu Sum selaku ketua P4S.
Arsip foto adalah arsip hasil pemotretan baik berupa negatif film (klise), gambar positif (hasil cetak) maupun file foto digital yang layak disimpan setelah melalui tahapan seleksi dengan kriteria tertentu. Pengelolaan arsip foto adalah kegiatan proses pengendalian arsip foto secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penataan, penyimpanan dan pemeliharaan, penggunaan, penyusutan, penyeleksian, pengolahan, preservasi, akses dan layanan
Adapun Kegiatan yang dilakukan dalam pengelolaan arsip foto sebagai berikut :
Menyiapkan bahan dan alat yang dibutuhkan mulai dari berbelanja alat tulis, mading, membuat map arsip foto, membuat label, membuat Daftar Arsip Foto, membuat nama keterangan mading.
Selanjutnya pembuatan poster.
Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Foto di Kelompok Wanita Tani (KWT) :
Tahap persiapan dengan mengunting label boks arsip foto,tahap melepaskan foto- foto yang yang menempel,tahap Mengklasifikasi Arsip foto dengan memberi kode klasifikasi mengunakan sistem subjek (sesuai kronologis) pada bagian belakang foto dengan mengunakan sticky note,tahap mendata kode klasifikasi kedalam daftar pencarian arsip,tahap memberi keterangan kode klasifikasi, jumlah arsip, dan jenis kegiatan arsip foto pada amplop arsip foto, tahap penataan arsip foto ke mading dan terakhir tahap penyerahan Kepada Ibu Sum ketua P4S di Komunitas Kelompok Wanita Tani.
Dengan adanya kegiatan penyuluhan dan pembenahan dengan melakukan penataan arsip foto tersebut diharapkan dapat menjadi sebagai salah satu kegiatan dalam pengelolaan arsip yang efisien, efektif dan sistematis sebagai sarana bantu penemuan kembali arsip foto di Kelompok Wanita Tani (KWT) serta membantu menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sesuai tujuan kearsipan berdasarkan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.
Selanjutnya Program Monodisiplin yang ke-2 didalam terdapat unsur Sustainble Development Goals (SDG’s) Pilar Pembangunan Sosial pada Nomor 4 Pendidikan bermutu (Quality Education).Dengan melakukan kegiatan Penyuluhan mengenai Arsip keluarga dengan mengangkat topik pembahasan mengenai “Pentingnya Pengelolaan Arsip Keluarga untuk menjamin keselamatan dan keamanan arsip generasi yang mendatang”.Dengan Sasaran program ibu- ibu rumah tangga.Dilaksanakan pada minggu ke-5, Hari Kamis Tanggal 4 Agustus 2022 di Rumah salah satu Warga Desa Tanjunganom.
Arsip keluarga adalah khazanah arsip atau manuskrip yang tercipta sebagai informasi terekam mengenai keberadaan dan peran individu anggota keluarga dalam hubungannya dengan masyarakat serta cara mereka dalam mengelola kekayaan keluarga (Hadiwardoyo, 2002). Contoh arsip keluarga adalah Kartu Keluarga (KK), akta tanah, dan Surat Pemberitahuan Pajak Terhutang Pajak Bumi dan Bangunan (SPPT-PBB).
Adapun kegiatan yang dilakukan sebagai berikut : Melakukan Penyuluhan mengenai arsip keluarga, Menata arsip keluarga milik satu salah warga di Desa Tanjunganom mulai dari mengklasifikasi arsip dengan sistem subjek (kronologis),mendata arsip ke dalam Daftar Pencarian Arsip, memberi label pada setiap map arsip,menata kedalam map arsip.
Selanjutnya pembuatan poster.
Dengan adanya kegiatan Pengelolaan arsip keluarga sebagai salah satu upaya untuk meningkatkan fungsi keluarga, memberikan nilai-nilai universal keluarga, dan menyejahterahkan keluarga melalui ketersedian arsip keluarga yang lengkap dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, jaminan perlindungan hukum, hak keperdataan, dan hak kekayaan.Yang diharapkan dengan penyuluhan pentinganya arsip keluarga dapat membangun kesadaran masyarakat betapa pentingnya pengelolaan arsip,menumbuhkan kepedulian mengenai arsip, dapat memberikan edukasi pengetahuan dan wawasan pada masyarakat mulai dari unit terkecil terlebih dahulu yaitu unit keluarga.
Penulis : Dwi Jayanti, Fakultas Sekolah Vokasi, Prodi Informasi dan Hubungan Masyarakat.
Dosen Pembimbing Lapang : Ocid Mursid, S.T., M.T.
Lokasi Kuliah Kerja Nyata : Desa Tanjunganom, Kecamatan Pati, Kabupaten Pati, Provinsi Jawa Tengah.
Kuliah Kerja Nyata Tim II Univeritas Diponegoro 2021/2022.