Maraknya Pelaporan Kehilangan KTP dan KK, Mahasiswa KKN Tim II Undip Serukan Gerakan Sadar Tertib Arsip Keluarga di Desa Dawu

Dawu, Ngawi (25/7) – Sedang berlangsung pelaksanaan Kuliah Kerja Nyata (KKN) oleh Universitas Diponegoro yang tergabung dalam kelompok KKN Tim II Undip periode 2022. Salah satunya Lilian Rahma Normalitha yang melaksanaan KKN di Desa Dawu, Kecamatan Paron, Kabupaten Ngawi Jawa Timur. Program monodisiplin yang dijalankan yaitu memberikan edukasi GSTAK (Gerakan Sadar Tertib Arsip Keluarga) yaitu pentingnya kesadaran masyarakat mengenai pengelolaan dokumen-dokumen vital keluarga. Kegiatan edukasi ini didasari oleh survei awal permasalahan bahwa laporan kehilangan dan kerusakan dokumen penting seperti KTP, KK dan Akta kelahiran di Desa Dawu terbilang cukup banyak. Padahal dokumen vital tersebut seharusnya tersimpan dengan aman dan rapi agar suatu saat ketika dibutuhkan dapat mudah ditemukan dan digunakan.

Arsip keluarga sendiri merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media yang dibuat dan diterima oleh anggota keluarga dalam mendukung aktivitas keluarga. Arsip keluarga terbentuk dari hasil kumpulan berkas anggota keluarga mulai dari ayah, ibu, anak, dan sebagainya. macam-macam arsip keluarga yaitu Kartu Keluarga (KK), KIP, KTP Ijazah Pendidikan, Akta/Surat Tanah, Surat Izin Mendirikan Bangunan, Akta Kelahiran, BPKB, Akta/Surat Nikah, Sertifikat/Piagam Penghargaan, Surat-surat Pajak (NPWP, PBB dan sejenisnya) BPJS, surat rekam medis, Rekening-rekening Tagihan, Foto Keluarga Paspor dan sebagainya. Namun masih banyak masyarakat yang awam dan menganggap remeh tentang hal ini. Oleh karena itu diperlukan pemahaman mengenai mengelola arsip keluarga dengan baik. Guna menjaga agar informasi yang ada dalam arsip tersebut tetap aman dan menghindarkan arsip dari kerusakan serta untuk memudahkan temu kembali arsip sewaktu-waktu dibutuhkan di masa mendatang. Selain itu juga program ini untuk mendukung Adanya Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang dicanangkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai bentuk upaya untuk membangun kesadaran semua elemen masyarakat terhadap pentingnya mengelola arsip.

Kegiatan edukasi ini dilaksanakan dalam waktu 2 hari secara door to door dimulai pada pukul 13.00-16.00 WIB kepada warga masyarakat Dusun Belimbing Desa Dawu khususnya ibu-ibu. Sasaran kepada ibu-ibu ini karena merekalah yang biasanya mengatur keperluan dalam keluarga dan dapat teliti dalam pengelolaannya. Adapun pokok-pokok materi yang diberikan yaitu pemahaman mengenai pengertian arsip keluarga, pentingnya arsip keluarga, macam-macam yang ada pada arsip keluarga dan bagaimana cara mengelola arsip keluarga dengan baik dan benar supaya tertata dengan tertib, rapi dan aman. Pengelolaan arsip keluarga sebagai upaya untuk meningkatkan fungsi keluarga, dan mensejahterakan keluarga melalui ketersediaan arsip keluarga yang lengkap dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, jaminan perlindungan hukum, hak keperdataan dan hak kekayaan intelektual. Selain sosialisasi keliling juga dilakukan penempelan poster pada papan informasi desa agar dapat dibaca oleh seluruh masyarakat Desa Dawu.

Harapannya dengan bertambahnya pengetahuan masyarakat Dusun Belimbing Desa Dawu mengenai pengelolaan dokumen/berkas dengan baik dan benar melalui pengarsipan keluarga dapat meminimalisir terjadinya kehilangan atau kerusakan pada dokumen penting. Selanjutnya mereka juga dapat meneruskan ilmu yang didapat kepada anggota keluarga masing-masing.

Penulis : Lilian Rahma Normalitha / Administrasi Publik 2019
DPL : Maya Aresteria, S.E., M.Si., Ak.

#KKNtimIIPeriode2022 #p2kknundip #lppmundip #undip