Membantu Input data arsip Surat Kelurahan Pendrikan Lor
Pendrikan Lor, Semarang (18/07/2022)- Setiap instansi/kantor pasti memiliki bagian administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengan kearsipan karena kantor pasti memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah dokumen/arsip. Untuk itu salah satu yang dilakukan kantor dalam menghadapi perkembangan teknologi saat ini yaitu dengan memiliki pengelolaam, penataan dan system penyimpanan yang baik dan benar serta tepat dalam mengatur arsip karena arsip sangat berperan penting dalam sebuah kantor.
Arsip sangat penting bagi kantor karena merupakan sumber informasi dan pusat ingatan dalam melakukan kegiatan perencanaan, penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-tepatnya, untuk itu arsip sangat berpengaruh pada seluruh kegiatan yang berhubungan dengan pengelolaan disegala bidang yang terdapat dalam sebuah kantor. Sistem pengelolaan arsip meliputi berbagai kegiatan dalam mengklasifikasikan surat, member kode, penyimpanan surat, memelihara secara tepat sampai mengenai cara pemusnahan surat yang sudah tidak dipergunakan lagi. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh kegiatan dan proses pekejaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna.
Maka berdasarkan pentingnya arsip surat diatas, Mahasiswa TIM 2 KKN UNDIP berkesempatan dalam membantu pihak kelurahan dalam proses menginput data Arsip Kelurahan. Dalam hal ini Kelurahan Pendrikan Lor sendiri sudah memiliki wadah dalam menampung segala arsip yang ada di kelurahan. Arsip yang ada tersebut di input ke dalam web Silaker.semarangkota.go.id/ .Data arsip yang diinput ke dalam berupa Surat Masuk dan Surat Keluar.
Hambatan yang terjadi ketika proses penginputan data adalah proses pemindahan datanya yang harus jeli dalam membaca tulisan pegawai kelurahan. Beberapa data yang terbaca tidak jelas dan beberapa nomor surat yang tidak tertera dalam buku jurnal baik buku jurnal surat masuk maupun buku jurnal surat keluar
Penulis : Noveryando Tanjung Kurniawan – Ilmu Sejarah, Fakultas Ilmu Budaya
DPL : Dr. Ir. Baginda Iskandar Moeda T., M.Si., IPM.
Lokasi : Kelurahan Pendrikan Lor, Kecamatan Semarang Tengah, Kota Semarang
#KKNTIMIIUNDIP2022
#p2kknundip
#lppmundip
#undip