Mahasiswa KKN UNDIP Berikan Penyuluhan Perawatan Arsip Keluarga Sebagai Upaya Pencegahan Kerusakan Arsip Dan Alih Media Arsip Keluarga Sebagai Sarana Temu Balik Arsip

Semarang ( 11/08 ), Perawatan arsip adalah proses mempertahankan kondisi arsip agar tetap dalam kondisi yang baik serta melakukan perbaikan pada arsip yang rusak agar semua informasi yang terkandung di dalamnya bisa diakses dengan lengkap dan akurat. Beberapa faktor yang menyebabkan kerusakan arsip yaitu faktor biologis ( jamur dan bakteri ), faktor fisika ( panas, air, cahaya ), faktor kimia ( zat- zat kimia ), dan faktor lain seperti banjir dan kerusakan lain. Program penyuluhan mengenai Perawatan Arsip Keluarga Sebagai Upaya Pencegahan Kerusakan Arsip Dan Alih Media Arsip Keluarga Sebagai Sarana Temu Balik Arsip dimulai dengan survey di RW 12 Kelurahan Jomblang. Dari hasil survey, masih banyak warga yang belum memahami bagaimana cara merawat arsip yang mudah dan juga cara alih media arsip keluarga. Melihat kondisi tersebut, Mahasiswa KKN UNDIP memberikan penyuluhan secara door to door untuk memberitahu bagaimana cara merawat arsip yang mudah serta melakukan alih media arsip keluarga dengan mudah.


Langkah – langkah yang harus dilakukan dalam merawat arsip keluarga secara manual adalah membersihkan dokumen keeper, memeriksa arsip keluarga satu persatu untuk memastikan tidak ada arsip yang robek, apabila terdapat arsip yang robek segera perbaiki dengan selotip, simpan arsip pada tempat yang kering dan suhu terjaga.
Selain perawatan arsip keluarga, ada juga alih media arsip keluarga yang bertujuan sebagai sarana temu balik arsip. Alih media adalah kegiatan pengalihan media arsip dari satu media ke media lainnya dalam rangka memudahkan akses arsip. Tujuan alih media adalah agar pelestarian arsip terjamin autentisitas selain itu dengan teknologi yang semakin canggih, akses terhadap arsip dapat menjadi mudah, cepat, dan tepat apabila dilakukan pencarian arsip. Langkah – langkah alih media arsip keluarga adalah siapkan arsip arsip yang akan di alih mediakan, scan atau foto arsip, beri nama arsip sesuai kategorinya, hasil scan atau foto bisa disimpan di komputer, harddisk, flashdisk, atau di google drive. Adapun cara merawat arsip yang disimpan di komputer yaitu buka folder arsip keluarga, periksa semua folder apakah masih utuh atau ada yang terhapus secara tidak sengaja, periksa semua file apakah masih utuh atau terhapus, apabila ada file arsip yang rusak/ hilang/ terhapus, buat catatan sehingga bisa di alih mediakan kembali, setelah semua proses alih media, simpan arsip pada folder yang telah ditentukan.
Penyuluhan ini terlaksana dengan baik. Warga dan mahasiswa memiliki kesinambungan dengan penjelasan yang disampaikan. Dari penyuluhan ini banyak warga yang menjadi lebih mengerti akan perawatan arsip dan alih media arsip. Menurut Ibu Titin dari RW 12 ” Penyuluhan mengenai perawatan arsip dan alih media arsip sangat berguna dan sangat membantu untuk orang orang yang belum mengetahui bagaimana cara merawat arsip dan alih media arsip dan juga dengan adanya booklet mempermudah warga bagaimana cara merawat arsip dan alih media arsip keluarga”.

Penulis : Dina Muthiyaningsih ( D4 – Informasi dan Hubungan Masyarakat )
Editor : Hendrik, A.S.