Sosialisasi Aplikasi Arsip Emas Sebagai Alternatif Penyampaian Digital Personal Records di Desa Bongsari.
Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan. Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk audio, video dan digital.
Kamis (04/08/22) , telah dilaksanakan kegiatan program Monodisiplin yaitu sosialisasi yang bertepat di RW.4 Kelurahan Bongsari Semarang Selatan yang dihadiri kurang lebih sekitar 23 Remaja setempat tepatnya remaja Karang Taruna. Sosialisasi ini membahas tentang seputar apa itu arsip ? dan juga pengertian arsip keluarga lalu seputar digitalisasi arsip dan juga seberapa penting arsip untuk dikelola.
Dikarenakan melihat dari keadaan lingkungan sekitar sekiranya yang masih terbilang kurang perhatian mengenai arsip dan juga masih kurang paham tentang seputar pengelolaan arsip yang baik dan benar maka dari itu maksud dan tujuan dari sosialisasi ini adalah ingiun membantu masyarakat sekitar agar sadar akan arsip dan bisa lebih peduli dengan arsip terlebih arsip keluarga penggunaan atrsip keluarga yang rendah bahkan jarang digunakan tetapi harus tetap dikelola dengan baik agar sewaktu- waktu arsip itu dibutuhkan tetap aman dan mudah ditemukan.
Seiring dengan berkembangnya zaman , banyak teknologi dan inovasi yang telah berkembang pesat yang tadinya masih bersifat manual kini sudah banyak yang mengunakan media sosial baik itu aplikasi maupun website. Dan juga masih banyak lainya arsip contohnya yang dahulunya masih textual kini sudah banyak yang menggunakan sistem alih media atau biasa disebut dengan digitalisasi tanpa merubah isi informasi aslinya.
Sehingga dokumen dapat terjaga dengan baik , dan meminimalisir faktor kerusakan dari segi apapun hahkatnya pengelolaan arsip keluarga atau pribadi tentu tidak mutlak dilaksanakan sebagaimana dengan pengelolaan arsip yang baik dan benar yang diatur dalam undang- undang kearsipan , namun disisi lain juga harus memberikan arahan agar masyarakat mengerti akan tata cara dan pengelolaan yang baik dan benar seperti selain mengajarkan digitlalisasi atau alih media kita jugga dapat memberikan arahan terhadap cara menyimpanya.
Contohnya menyimpanya pada lemari kayu, dan juga jangan meletakanya ditempat yang terlalu lembab melakukan pengelompokan sesuai dengan jenisnya, dan juga melakukan pengecekan secara berkala agar terhindar dari kerusakan dan tetap terjaga jika sewaktu waktu ingin membutuhkanya Dinas Perpustakan dan Kearsipan Provinsi Jawa Tengah , merillis sebuah aplikasi yang bertujuan untuk membantu masyarakat agar mempermudah dan menunjang digitalisasi pada saat ini yang hampir semua sudah mengunakan aplikasi maupun website untuk menunjang suatu kepentingan.
Aplikasi ini bertujuan untuk membantu masyarakat menyimpan dokumenya agar aman dan terhindar dari kerusakan terutama dokumen pribadi ataupun keluarga secara mudah dan selain itu sudah terjamin keamananya , selain itu metode digitalisasi arsip ini sama sekali tidak merubah isi informasinya sama sekali dan cara pengunaan pun mudah.
Hanya cukup mendownload melalui google playstore lalu buatlah akun sebelkun itu siapkan email yang masih aktif dan juga NIK, pada kolom menu atau beranda terdapat beberapa fitur penunjang yang dapat kita gunakan dan juga petunjuk untuk kita nantinya menyimpan file dari yang tadinya berbentuk kertas dikonversi kedalam file.
Diharapkan nantinya hal ini dapat membantu , dan bisa menciptakan kesadaran pengelolaan arsip yang baik dan tertata dari masyarakat kekuranganya atau hambatanya mungkin dalam bagian jika koneksi jaringan internet yang lemah atau sistem trouble dan juga aplikasi ini masih hanya tersedia dan bisa diakses melalui android smartphone.
PENULIS : Alritza Putri Fibarani
NIM : 40020619650059
DPL : Marwini , S.HI., LC., M. Si
LOKASI KKN : Kelurahan Bongsari , Kecamatan Semarang barat , Kota Semarang
Str. Informasi dan Hubungan Masyarakat , Universitas Diponegoro