Sinkronisasi Pengarsipan Online Menggunakan Google Drive
Nyemoh, Kab. Semarang – Kantor Balai Desa sebagai lembaga dilengkapi dengan administrasi yang selalu mencakup kegiatan kearsipan. Penyimpanan secara elektronik dapat membantu kegiatan administrasi salah satunya yaitu adanya sistem digunakan sebagai pengamanan dan penyimpanan arsip. Informasi dalam bentuk kertas rentan mengalami kehilangan. Oleh karena itu, Ilmaa Samara mahasiswa Ilmu Pemerintahan Undip 2016 mengenalkan kepada perangkat desa pengarsipan berbasis online dengan aplikasi google drive yang memiliki tujuan untuk paperless office.
Kegiatan yang berlangsung di kantor Balai Desa pukul 10.00 ini diikuti oleh seluruh perangkat desa Nyemoh. Ilmaa menjelaskan kelebihan pengarsipan online menggunakan google drive yakni yang pertama adanya ruang penyimpanan gratis sebesar 15 GB. Ruang penyimpanan digunakan oleh Google Drive, Gmail, dan Google Foto, sehingga Anda bisa menyimpan file dan lampiran email, serta mem-backup foto dan video, kedua Penelurusan yang canggih yaitu drive dapat mengenali objek pada gambar dan teks dalam dokumen yang dipindai, dan ketiga Drive dienkripsi menggunakan SSL, protokol keamanan yang sama dengan yang digunakan di Gmail dan layanan Google lainnya. Selanjutnya Ilmaa juga menjelaskan langkah-langkah membuat akun Google Drive.
“Sinkronisasi pengarsipan online ini dirasa perlu karena penyimpanan arsip yang dilakukan oleh perangkat desa masih kurang efisien sebab masih disimpan dalam laptop atau flashdick. Padahal risiko kehilangan file-file tersebut cukup besar. Misalnya laptop atau netbook tersebut rusak, hilang atau terkena virus. Selain itu penyimpanan arsip melalui laptop atau netbook tidak bisa dibuka tanpa menggunakan alat yang sama. Sehingga arsip tersebut tidak bisa dibuka kapan saja dan dimana saja.” Ujar Ilmaa Samara
Selain itu google drive juga menyimpan berbagai jenis file seperti foto, video, presentasi, PDF – bahkan file Microsoft Office. Apa pun jenis filenya, semuanya dapat disimpan dengan aman di Drive.
“Ini ilmu yang sangat bermanfaat bagi perangkat desa. Nantinya ketika wifi sudah dipasang, kami akan memaksimalkan penggunaan google drive ini untuk pengarsipan segala file agar terhindar dari kerusakan file dan tentunya pengurangan terhadap kertas juga” ujar bapak Arif Suntono ebagai Kasi Pemerintahan Desa Nyemoh.
Dengan adanya kegiatan sinkronisasi pengarsipan online ini Ilmaa dan Tim II KKN Undip 2019 berharap dapat membantu pihak perangkat desa untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien.
(Mahasiswa KKN UNDIP Tim II tahun 2019 Desa Nyemoh, Kec. Bringin, Kab. Semarang)
Editor: Nikie